Invoicetrack Pro : mode d'emploi du système de facturation

11 min de lecture

Un système de facturation automatique ne fait gagner du temps que s’il repose sur des données propres : un taux de TVA mal attribué à un article ou un email client erroné se répète ensuite sur chaque facture générée. Le paramétrage compte donc davantage que le bouton d’activation. Le mode d’emploi détaillé d’Invoicetrack Pro n’est pas publié en accès libre sur sa page de présentation : l’aide se consulte en principe depuis le compte utilisateur ou auprès du support de l’éditeur. Les intitulés de menus évoqués ci-dessous peuvent donc varier selon votre version, mais la logique de configuration reste celle de tout logiciel de facturation sérieux, côté clients comme côté fournisseurs.

Système de facturation automatique : périmètre et vocabulaire à connaître

Derrière l’expression se cachent deux flux distincts. Le premier concerne les ventes : émission des factures clients, récurrence des abonnements, envoi, relances et encaissement. Le second concerne les achats : le traitement automatisé des factures fournisseurs, que les équipes anglophones appellent workflows AP (accounts payable). Invoicetrack Pro se présente surtout comme un outil d’efficacité sur la chaîne de facturation ; avant de le configurer, identifiez lequel de ces deux flux vous voulez automatiser en priorité, car les réglages ne sont pas les mêmes.

Quelques termes reviennent dans toutes les documentations :

• OCR : reconnaissance optique de caractères, qui transforme un PDF ou un scan en texte exploitable.
• IDP (traitement intelligent des documents) : couche qui combine OCR, apprentissage automatique (ML) et analyse du langage (NLP) pour repérer les données-clés d’une facture, même quand sa mise en page change d’un fournisseur à l’autre.
• Workflow : circuit paramétré qui décide qui valide quoi, dans quel ordre et sous quel délai.
• Triple rapprochement : comparaison entre facture, bon de commande et bon de réception avant paiement.
• ERP : progiciel de gestion intégré qui centralise ventes, achats, stocks et comptabilité.

Matériel et prérequis pour paramétrer Invoicetrack Pro

• Un ordinateur (plus confortable qu’un smartphone pour l’import et la mise en page du modèle) avec une connexion Internet stable.
• Un compte Invoicetrack Pro actif, vos identifiants et, si possible, une application d’authentification pour la double vérification.
• Les informations légales de l’entreprise : raison sociale, forme juridique, capital, adresse du siège, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, logo en bonne résolution.
• L’IBAN du compte d’encaissement et vos conditions de paiement : délai, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement.
• La liste des clients au format tableur (CSV de préférence), dédoublonnée, avec adresse et email de facturation.
• La liste des produits et services avec prix unitaire HT, unité de vente et taux de TVA applicable.
• Une adresse email professionnelle sur votre propre domaine, ou les paramètres SMTP d’une passerelle d’envoi.
• Un accès à votre logiciel comptable ou à l’ERP, ou les coordonnées de votre expert-comptable, si une synchronisation est prévue.
• Temps : quelques heures pour une petite structure au catalogue simple, davantage si le fichier clients doit être nettoyé.
• Niveau : aucune compétence technique pour l’émission ; un interlocuteur technique devient utile dès qu’il faut brancher une API.

Mode d’emploi Invoicetrack Pro : configurer la facturation automatique en dix étapes

1. Connectez-vous à Invoicetrack Pro avec vos identifiants, puis activez la double authentification si l’option est proposée dans votre profil.
2. Ouvrez les paramètres de l’entreprise et saisissez les informations légales, le logo et l’IBAN ; relisez l’IBAN caractère par caractère, car il sera imprimé sur toutes les factures.
3. Importez les fiches clients depuis votre fichier CSV en vérifiant, dans l’écran de correspondance, que chaque colonne (raison sociale, SIREN, adresse, email de facturation) tombe dans le bon champ.
4. Créez le catalogue : un article par prestation ou produit, avec libellé, prix unitaire HT, unité (heure, jour, pièce, forfait) et taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 % selon l’opération).
5. Réglez les conditions de paiement par défaut, les pénalités de retard, l’indemnité de 40 euros due par un client professionnel en retard, la numérotation chronologique continue et le modèle de facture par défaut.
6. Activez la facturation automatique en choisissant le déclencheur (date d’abonnement, jalon de projet, fin de mois), la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle) ainsi qu’une date de début et une date de fin.
7. Paramétrez l’envoi automatique : adresse expéditrice, objet, message type, puis un calendrier de relances, par exemple un rappel courtois trois jours avant l’échéance et deux relances à J+7 et J+15.
8. Connectez un moyen de paiement en ligne si votre formule le permet (lien de paiement par carte, prélèvement SEPA) afin que le statut de la facture passe à « payée » sans saisie.
9. Reliez l’outil à la comptabilité ou à l’ERP par le connecteur natif ou par export, en faisant correspondre les comptes : 411 pour les clients, 706 ou 707 pour les ventes, 44571 pour la TVA collectée.
10. Générez une facture d’essai en mode brouillon ou dans un environnement de test, contrôlez le PDF, les calculs, la réception de l’email et l’écriture comptable, puis basculez en production.

L’étape 5 mérite une attention particulière, car c’est elle qui conditionne la validité de chaque document produit. En France, le délai de paiement entre professionnels ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Le taux des pénalités de retard ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. La numérotation doit suivre une séquence chronologique continue, sans trou : c’est la raison pour laquelle l’essai de l’étape 10 se fait en brouillon et non sur une facture réellement émise.

Automatiser le traitement des factures fournisseurs, de la capture au paiement

Côté achats, la chaîne est plus longue, et c’est là que les gains de temps sont souvent les plus visibles. Le tableau ci-dessous résume chaque maillon et le point où une personne doit encore intervenir.

Étape	Ce que fait le système	Intervention humaine
Capture multicanal	Récupère les factures reçues par email dédié, scan, dépôt de PDF, plateforme ou API	Rediriger les fournisseurs vers l’adresse unique de réception
Extraction des champs	Lit fournisseur, numéro, date, montants HT et TVA, IBAN, références de commande par OCR ou IDP	Corriger les champs signalés avec un faible indice de confiance
Validation selon des règles	Contrôle doublons, cohérence HT/TVA/TTC, numéro de TVA, IBAN connu	Définir les règles au départ, puis les ajuster
Rapprochement trois voies	Compare facture, bon de commande et bon de réception, avec une tolérance d’écart paramétrable	Trancher les écarts hors tolérance
Gestion des exceptions	Isole les factures bloquées dans une file dédiée et prévient le bon service	Résoudre avec l’acheteur ou le fournisseur
Workflow d’approbation	Envoie la facture au valideur selon le montant, le centre de coût ou le fournisseur	Approuver ou refuser, idéalement sur mobile
Paiement et écritures	Programme le virement à l’échéance et passe l’écriture dans le système comptable	Valider le lot de paiement

Les goulets d’étranglement d’un workflow AP sont presque toujours les mêmes : une boîte mail partagée où les factures se perdent, un valideur unique absent deux semaines, des seuils d’approbation si bas que tout remonte à la direction, des fournisseurs facturant sans bon de commande. On les supprime en désignant un suppléant pour chaque valideur, en déclenchant une escalade automatique après quelques jours sans réponse et en réservant le traitement direct, sans aucune intervention, aux factures récurrentes parfaitement rapprochées (loyer, abonnements, énergie).

Pour la capture proprement dite, plusieurs familles d’outils existent : des solutions IDP spécialisées comme celles d’ABBYY, des outils de capture comme IDeck, qui lit aussi d’autres pièces fournisseurs et clients que les factures, ou les modules documentaires intégrés à des ERP comme Odoo.

Connecter Invoicetrack Pro à l’ERP, à la comptabilité et aux outils métier

Une facturation automatique isolée recrée de la saisie un peu plus loin. Trois modes d’intégration aux systèmes existants sont possibles, du plus robuste au plus artisanal : le connecteur natif, qui synchronise clients, factures et paiements dans les deux sens ; l’API, qui demande un développement mais s’adapte à tout ; l’export de fichiers (CSV, FEC) importé à intervalle régulier. Si vous hésitez encore sur l’outil comptable qui recevra ces flux, les critères pour sélectionner un logiciel de comptabilité adapté à sa structure aident à vérifier la compatibilité avant de signer.

Dans une architecture plus large, chaque brique a son rôle. Odoo peut servir d’ERP central qui reçoit les factures et lettre les paiements, tandis qu’IDeck se place en amont pour capturer les documents entrants. La RPA (automatisation robotisée des processus) sert de pont avec un vieux logiciel dépourvu d’API, en reproduisant les clics d’un opérateur. Un outil BPM orchestre les circuits d’approbation entre services, un ECM archive les pièces de façon probante, et le CRM reste la source de vérité pour les coordonnées clients : c’est d’ailleurs tout l’intérêt d’une gestion de la relation client structurée, qui évite de corriger deux fois la même adresse.

Certains métiers déclenchent la facture depuis un autre document. Un logiciel de gestion des ventes de pièces auto, par exemple, génère la facture à partir du bon de livraison ou de l’ordre de réparation : la référence de pièce, la sortie de stock, la consigne et la remise comptoir alimentent directement la ligne facturée. Dans ce cas, Invoicetrack Pro ou un équivalent ne sert qu’à l’envoi, au suivi et à la relance, et le paramétrage du catalogue se fait dans l’outil métier. Pour comparer les suites capables de couvrir ce périmètre, un panorama des logiciels de gestion pour TPE et PME donne un premier tri.

Facture électronique et conformité dans un processus automatisé

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises comme les ETI doivent aussi en émettre. L’obligation d’émission s’étend aux PME et microentreprises au 1er septembre 2027. Les factures transitent par une plateforme agréée, dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) : un simple PDF envoyé par email ne suffit plus pour les opérations entre entreprises françaises concernées. Les ventes aux particuliers et à l’international relèvent quant à elles de l’e-reporting.

Concrètement, vérifiez auprès de l’éditeur si Invoicetrack Pro est raccordé à une plateforme agréée ou s’il exporte vers celle que vous avez choisie, et ajoutez dans les fiches clients les champs désormais attendus : SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, nature de l’opération (biens, services ou mixte). En cas de doute sur votre calendrier ou votre régime, votre expert-comptable reste l’interlocuteur adapté.

La conformité ZATCA, souvent citée dans les webinaires sur le sujet, concerne l’Arabie saoudite et son dispositif Fatoora (QR code, cachet cryptographique, transmission à l’administration fiscale). Elle n’intéresse que les entreprises qui y ont des obligations fiscales ; le principe reste le même, avec un format imposé et une validation par un tiers avant que la facture fasse foi.

Erreurs à éviter pendant le paramétrage de la facturation automatique

• Tester sur une vraie numérotation. Une facture émise ne se supprime pas : elle s’annule par un avoir, qui laisse une trace dans la séquence.
• Attribuer la TVA au client plutôt qu’à l’article. Un client qui achète à la fois un produit à 20 % et une prestation à 10 % recevrait une facture fausse.
• Importer un fichier clients non dédoublonné. Deux fiches pour le même client, et l’abonnement part deux fois.
• Laisser une récurrence sans date de fin. Un contrat résilié continue alors d’être facturé jusqu’à ce qu’un client s’en plaigne.
• Relancer sans lettrage bancaire. Un client qui a payé par virement hors plateforme reçoit une relance injustifiée si le paiement n’a pas été rapproché.
• Envoyer depuis une adresse non authentifiée. Sans enregistrements SPF et DKIM sur votre domaine, les factures risquent de finir en courrier indésirable.

Côté sécurité, les précautions utiles sont simples : des droits d’accès limités au strict nécessaire (un commercial n’a pas à modifier l’IBAN), la double authentification pour chaque utilisateur, et une double validation pour toute modification de coordonnées bancaires. La fraude au faux changement de RIB vise précisément les circuits automatisés, où un IBAN modifié peut être payé sans que personne ne relise la facture.

Suivre paiements, relances et statuts des factures après la mise en production

Une fois le système activé, le travail change de nature : on ne saisit plus, on surveille. Les statuts proposés varient d’un logiciel à l’autre, mais on retrouve généralement brouillon, envoyée, consultée, en retard, partiellement payée, payée et annulée par avoir. Le tableau de bord doit permettre de filtrer chacun d’eux en un clic.

Une routine en trois temps suffit le plus souvent. Chaque semaine, rapprochez les encaissements bancaires, traitez la file des exceptions et parcourez la liste des impayés avant la prochaine vague de relances. Chaque mois, contrôlez les factures récurrentes à venir, vérifiez que l’export vers la comptabilité est complet et comparez le chiffre d’affaires facturé avec celui que voit votre comptable. Chaque année, revalorisez les tarifs du catalogue, relisez les mentions légales et les modèles d’email. Le même tableau de bord sert aussi à mesurer le délai moyen d’encaissement, indicateur utile pour piloter les ressources de l’entreprise et anticiper la trésorerie.

Enfin, assurez-vous que l’outil conserve les factures et leurs pièces pendant la durée légale : dix ans au titre du Code de commerce pour les documents comptables, six ans au titre du contrôle fiscal. Un export complet et régulier, stocké hors de la plateforme, vous protège aussi si vous changez un jour de solution.

Gains attendus et critères de choix d’une solution de facturation automatique

Les bénéfices tiennent en quatre mots : moins de saisie manuelle, moins d’erreurs humaines, des délais raccourcis et une vue d’ensemble financière en temps réel. Les éditeurs avancent des chiffres spectaculaires, comme des délais de traitement réduits de l’ordre de 90 % ; ces données proviennent d’études commerciales et dépendent fortement du volume traité et de la qualité des données de départ. Mieux vaut mesurer votre propre situation avant et après : temps passé par facture, nombre de relances, délai moyen de paiement.

Pour juger une solution, Invoicetrack Pro ou une autre, cinq critères font la différence :

• Intégration : connecteurs natifs avec votre comptabilité et votre ERP, API documentée.
• Simplicité : un utilisateur non technicien doit pouvoir créer un article ou modifier une relance seul.
• Profondeur d’automatisation : récurrence, relances, paiement en ligne, lettrage, capture des factures fournisseurs.
• Robustesse : qualité de l’extraction, gestion des exceptions, journal des modifications pour l’auditabilité.
• Adaptabilité et conformité : workflows paramétrables, raccordement à une plateforme agréée, export complet de vos données.

Où consulter la documentation officielle d’Invoicetrack Pro ?

La page de présentation publique du produit reste très courte et ne contient pas de manuel détaillé. La documentation se trouve en général dans l’espace connecté, rubrique aide ou support, et l’éditeur peut être contacté pour une démonstration ou un accompagnement au paramétrage.

Que faire si l’automatisation envoie une facture erronée ?

Il ne faut pas la supprimer ni la modifier après émission. On établit un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis une facture corrigée avec un nouveau numéro. Pensez ensuite à corriger la cause dans la fiche client, l’article ou la récurrence.

Invoicetrack Pro remplace-t-il le logiciel comptable ?

Non, un outil de facturation produit et suit les factures, mais la tenue de la comptabilité, les déclarations de TVA et le bilan relèvent d’un logiciel comptable. Les deux doivent être synchronisés pour éviter la double saisie.

Comment savoir si un client a bien reçu sa facture automatique ?

Beaucoup d’outils indiquent si l’email a été délivré, puis si la facture a été ouverte. Si le statut reste bloqué sur « envoyée » sans consultation, vérifiez l’adresse de facturation et le dossier de courrier indésirable du client avant de relancer.

L’auteur

Nadia Perrin

Juriste en droit des affaires

Je rédige et négocie les conditions de paiement côté client. Je m’intéresse à ce qui se passe avant le contentieux, quand tout peut encore se régler par téléphone.

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